Spajanje dokumenata uobičajena je procedura u kancelarijskom i uredskom okruženju. Unatoč činjenici da se čini jednostavnim, postoje posebni propisi koji određuju pravila za spajanje dokumenata i njihovo izvršenje. I ta bi pravila trebala biti poznata kako se dokumenti poslani na natječaj ili u arhivu ne bi vraćali na daljnju obradu i izmjenu.
Upute
Korak 1
Da bi se osigurala sigurnost dokumenata nakon treptanja, kao i da bi se osiguralo da su pohranjeni u ispravnom redoslijedu, svi listovi osim inventara moraju biti numerirani. Dokumenti se podnose kronološkim ili abecednim redom. Omotnice s ugniježđenim listovima numerirane su prije ugniježđenih listova. Prazni listovi izuzeti su iz slučaja i uništeni bez numeriranja.
Korak 2
Listove kućišta numerirajte jednostavnom olovkom od vrha do dna, ostavljajući brojeve u gornjem desnom kutu svakog lista, bez utjecaja na tekst. Fotografije i grafike numerirajte na poleđini u gornjem lijevom kutu.
3. korak
Ako dokumenti sadrže mape lijepljene s nekoliko listova, numerirajte ih kao jedan list, navodeći broj listova u lijepljenju. Na kraju numeriranja na posebnom listu napišite potvrdno pismo. U njemu navedite broj listova i značajke pojedinih dokumenata, kao i njihovo fizičko stanje.
4. korak
Pored toga, mora se sastaviti popis za prijavljeni skup dokumenata. Nemojte numerirati popisne listove. U inventar upišite naziv dokumenta, unesite datum popisa, bilješku koja određuje svrhu skupa dokumenata, a također navedite sve dokumente, uzimajući u obzir broj listova. Na kraju inventara unesite ime, prezime i patronika začetnika.
Korak 5
Veličina poklopca svakog kućišta trebala bi biti 229x324 mm. Na prvi i zadnji list futrole prije šivanja zalijepite trake tankog kartona. Kroz ove trake prolazi kabel. Koristite silikatno ljepilo da dovršite slučaj.
Korak 6
Na lijevom rubu margina, bez dodirivanja tekstualnog polja, napravite simetrično tri rupe šilom ili rupom po cijeloj visini lista, na međusobnoj udaljenosti od 3 cm. Za šivanje upotrijebite konac za šivanje ili kanap u obliku konopa i šivaću iglu.
7. korak
Dvaput spojite dokument kako biste osigurali da je komplet čvrst. Izvucite krajeve konca iz središnje rupe na stražnjoj strani zadnjeg lista i zavežite ih u čvor. Na kućište zalijepite naljepnicu s osiguravajućim natpisom, zatvorite je i zatvorite sklop.
Korak 8
Ostavite krajeve niti slobodnima. Certifikat mora imati jasan i čitljiv potpis upravitelja i pečat organizacije.
