Nekoliko je stvari važno za video konferencije. Morate pravilno konfigurirati opremu. Također je važno sve dobro organizirati, pazeći da svi ostali na konferenciji budu u redu sa zvukom i videom.
Upute
Korak 1
Počnite se pripremati za ozbiljnu video konferenciju najkasnije 24 sata unaprijed. Provjerite hardver, radi li sve? Da biste to učinili, uputite testni videopoziv. Ne biste trebali odgađati testiranje opreme do večeri, najbolje je to učiniti ujutro. Ako iznenada otkrijete probleme, u roku od jednog dana moći ćete se nositi s njima: kontaktirajte tehničara i uputite ih da riješe problem.
Korak 2
Pripremite sobu za sastanke. Instalirajte kameru tako da na nju ne sija izravno svjetlo. Provjerite kvalitetu slike. Najbolje je konferenciju održati pod umjetnom rasvjetom, jer intenzitet dnevnog svjetla koje ulazi u prozore uvelike ovisi o vremenu. Uključivanjem svjetla možete postaviti kameru da je samo uključi sljedeći dan bez brige oko toga.
3. korak
Priključite mikrofon i provjerite ima li zvuka i dovoljno dobrog zvuka. Možda ćete trebati prilagoditi EQ mikrofona kako biste smanjili šištanje ili zviždanje. Učinite to unaprijed, ne odgađajte to do dana konferencije. Svakako provjerite radi li sve. Podesite glasnoću mikrofona tako da možete mirno govoriti bez povišenja glasa i da vas svi savršeno čuju.
4. korak
Svakako pozovite tehničara na video konferenciju za svaki slučaj. Ako, ipak, nešto zakaže (uostalom, sve se može dogoditi), on će vam pomoći brzo riješiti problem. Najčešći uzrok smetnji i problema u video konferencijama upravo su sve vrste tehničkih problema.
Korak 5
Ponovno provjerite svu opremu nekoliko minuta prije početka konferencije. Sudionike će možda trebati nazvati unaprijed kako bi bili sigurni da i oni dobro rade.
Korak 6
Poštujte etiketu videokonferencija. Prvi korak je upoznavanje svih uključenih. Ako je konferencija s više niti, u svakoj grupi odredite predsjedatelja koji će dati riječ izlagačima, kontrolirajući postupak tako da svi ne pokušavaju govoriti istodobno.
Korak 7
Zapamtite da ste kao voditelj konferencije u središtu pozornosti. U sobi za sastanke nema ljudi, ali postoji kamera, pa pripazite na svoje ponašanje i geste. Ako želite isključiti zvuk kako biste smanjili buku, upozorite druge strane. Ako postoji bilo kakav problem s vezom, budite mirni i nasmiješite se. Ne budi nervozna.
